Dowiedz się jak przebiega kontrola

Rodzaje kontroli

Twój projekt będzie mógł podlegać następującym kontrolom:

1. WERYFIKACJA WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ – każdy złożony przez Ciebie wniosek o płatność zostanie sprawdzony pod kątem formalnym i rachunkowym; dodatkowo sprawdzone zostanie, czy wydatki ujęte w tym wniosku do refundacji lub rozliczenia są wydatkami kwalifikowalnymi, tj. czy mieszczą się w kategoriach wydatków, które można finansować z Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój. Instytucja Pośrednicząca poinformuje o obowiązku przekazania wybranych (lub całości) dokumentów potwierdzających kwalifikowalność wydatków rozliczanych danym wnioskiem o płatność poprzez system SL2014. M.in. będziesz zobowiązany do przekazania dokumentacji dot. wybranych zamówień, personelu projektu, uzyskanych rezultatów/produktów oraz dokumentacji potwierdzającej kwalifikowalność uczestników projektu. Ponadto możesz być zobowiązany do złożenia dodatkowych wyjaśnień, jeśli zapisy wniosku o płatność okażą się niejasne lub niewystarczające.
   Po zakończeniu procesu weryfikacji danego wniosku o płatność otrzymasz informację o wyniku weryfikacji wniosku o płatność.
2. KONTROLA W MIEJSCU REALIZACJI PROJEKTU LUB W TWOJEJ SIEDZIBIE – instytucja, z którą podpisałeś umowę – tj. Department Wdrażania EFS w MRPiPS, w każdym roku sprawdzi wybraną przez siebie grupę projektów. W grupie tej może się znaleźć także Twój projekt. Kontrole te mogą być prowadzone w trakcie realizacji projektu, na jego zakończenie lub po jego zakończeniu. Kontroli podlegać będzie dokumentacja i sprawdzony zostanie zakres rzeczowy realizowanego projektu. Szczególną formą kontroli na miejscu jest wizyta monitoringowa, polegająca na sprawdzeniu czy faktycznie projekt jest wykonywany (np. sprawdzenie, czy planowane szkolenie faktycznie się odbywa we wskazanym miejscu i czy uczestniczy w nim deklarowana liczba osób lub czy prowadzone są zgodnie z harmonogramem realizacji wsparcia staże dla uczestników projektu).
   W miejscu realizacji projektu lub w siedzibie Beneficjenta może zostać przeprowadzona kontrola zarówno w trybie planowym jak i doraźnym, przy czym wizyty monitoringowe przeprowadzane są bez zapowiedzi. Natomiast o kontroli planowej zostaniesz poinformowany co najmniej z 5-dniowym wyprzedzeniem.
3. KONTROLA KRZYŻOWA – kontrola ta realizowana będzie w sytuacji, gdy realizujesz więcej niż jeden projekt lub gdy realizowałeś projekty w latach 2007-13. W trakcie tej kontroli sprawdzane będzie, czy w ramach kilku projektów nie były finansowane te same wydatki. W kontroli tej nie uczestniczysz – prowadzona jest ona bowiem na podstawie danych zgromadzonych w systemie informatycznym. Możesz dowiedzieć się o niej tylko wówczas, gdy zachodzi podejrzenie podwójnego finansowania i zostaniesz poproszony o przedłożenie konkretnych dokumentów do weryfikacji;
4. KONTROLA NA ZAKOŃCZENIE PROJEKTU – w ramach tej kontroli instytucja sprawdza kompletność i zgodność z procedurami całej dokumentacji związanej z realizacją projektu, którą zobowiązany jesteś posiadać. Zakres czynności może też obejmować kontrolę w miejscu realizacji projektu;
5. KONTROLA TRWAŁOŚCI – prowadzona po zakończeniu realizacji projektu – co do zasady podczas tej kontroli sprawdzeniu podlega, czy zachowałeś zobowiązanie zawarte we wniosku o dofinansowanie dotyczące obowiązku zachowania trwałości rezultatów projektu. Sprawdzany jest także sposób przechowywania dokumentacji po zakończeniu realizacji projektu oraz sposób wykorzystania sprzętu zakupionego w ramach projektu.
   Zachowanie okresu trwałości monitoruje się najczęściej na ankiety podstawie dokumentacji udostępnianej instytucji, jednak część projektów podlega kontroli
   w miejscu ich realizacji.
6. INNYM KONTROLOM – realizowanym na podstawie odrębnych przepisów bezpośrednio przez Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Instytucję Audytową (czyli właściwy Urząd Kontroli Skarbowej) lub Najwyższą Izbę Kontroli. Instytucje te mogą weryfikować prawidłowość prowadzenia zamówień publicznych, kwalifikowalność poniesionych wydatków (np. gospodarność, celowość i zgodność z prawem) lub udzielania pomocy publicznej.

Termin kontroli

O terminie kontroli planowej w miejscu realizacji projektu lub w Twojej siedzibie zostaniesz poinformowany pisemnie, z co najmniej 5- dniowym wyprzedzeniem. Kontrole dotyczące projektów są ujęte w rocznych planach kontroli na dany rok obrachunkowy.

Kontrola doraźna przeprowadzana jest natomiast bez uprzedniego poinformowania. Decyzja o takiej kontroli podejmowana jest przede wszystkim na skutek stwierdzenia nieprawidłowości podczas realizacji projektu lub podejrzenia ich wystąpienia.

Zakres kontroli

W trakcie kontroli sprawdzany jest faktyczny stan realizacji projektu pod względem finansowym i rzeczowym oraz zgodność jego realizacji z umową o dofinansowanie projektu. Ponadto w przypadku projektów partnerskich Zespół kontrolujący sprawdzi zgodność realizacji projektu z umową partnerską, w tym przepływy finansowe pomiędzy Liderem i partnerami, realizację zadań przez poszczególnych partnerów. Kontrola projektu partnerskiego może przebiegać w siedzibie Lidera (biurze projektu), lecz także w siedzibach poszczególnych partnerów. Jako Beneficjent jesteś zobowiązany zapewnić kontrolującym dostęp do pełnej dokumentacji projektu (brak umożliwienia przeprowadzenia kontroli może wiązać się z poważnymi konsekwencjami, w tym z rozwiązaniem umowy).

Sprawdzana jest przede wszystkim dokumentacja, w tym:

Dokumenty finansowe

• oryginały dowodów księgowych, w tym przede wszystkim faktur, rachunków, not księgowych, list płac oraz zawieranych umów;
• dokumenty potwierdzające opłacenie dokumentów przedstawionych do rozliczenia, czyli wyciągi bankowe, potwierdzenia przelewów, raporty kasowe, dowody KP i KW;
• obowiązująca w Twojej firmie/instytucji/organizacji polityka rachunkowości;
• protokoły odbioru prac;
• wyodrębniona ewidencja księgowa wraz z zestawianiem obrotów i sald.

Ponadto ocenie podlegają dokumenty potwierdzające przyjęcie zakupionych produktów do ewidencji księgowej, tj. dokumenty OT, ewidencja środków trwałych oraz księgi inwentarzowe.

Dokumenty potwierdzające zgodność działań projektowych z politykami wspólnotowymi

• ogłoszenia o naborze na wolne stanowiska pracy
• umowy o pracę
• prowadzenie działań zgodnie z zasadą równości szans i mężczyzn (np. rekrutacja, zarządzanie projektem)

Dokumenty potwierdzające zgodność zrealizowanych działań z Ustawą Prawo zamówień publicznych lub zasadą konkurencyjności albo prowadzenie rozeznań rynku

• sposób szacowania wartości zamówienia
• uzasadnienie wyboru trybu postępowania (jeśli inny niż przetarg ograniczony lub nieograniczony w ramach postępowań Pzp)
• upublicznienie treści ogłoszenia o zamówieniu
• szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
• stosowanie aspektów społecznych
• potwierdzenie przesłania zapytań ofertowych do potencjalnych wykonawców
• uzasadnienie wyboru najkorzystniejszej oferty
• protokół z udzielonego zamówienia
• treść umowy podpisanej z wyłonionym wykonawcą
• upublicznienie wyboru najkorzystniejszej oferty/zawarcia umowy

Pamiętaj, że w przypadku stwierdzenia naruszeń instytucja jest zobowiązana do oceny czy zasadne jest nałożenie korekty finansowej wynikającej z tzw. taryfikatora.

Dokumenty potwierdzające osiągnięcie założonych wskaźników produktów/rezultatów

• umowa i faktura zakupu środków trwałych przewidzianych w projekcie,
• dokumenty potwierdzające zatrudnienia prowadzenie monitoringu osiąganych wskaźników,
• umowy potwierdzające nawiązanie współpracy z innymi podmiotami, wskazanymi we wniosku o dofinansowanie,
• uzyskane certyfikaty, np. po ukończonym szkoleniu/kursie, zaświadczenia udziału w stażu zawodowym,
• listy obecności i programy oraz dzienniki zajęć ze szkoleń, studiów,
• dokumentacja potwierdzająca organizację konferencji,
• potwierdzenia świadczenia usług pośrednictwa pracy, doradztwa zawodowego,
• opracowane produkty, np. strategie, raporty, analizy.

Oprócz dokumentów kontrolerzy mogą też naocznie sprawdzić, czy zakupione sprzęty i urządzenia są zgodne z opisem przedstawionym przez Ciebie we wniosku o dofinansowanie oraz informacjami zawartymi w składanych do instytucji wnioskami o płatność (sporządzenie protokołu z oględzin).

Po kontroli

Po zakończeniu kontroli zostaje sporządzona informacja pokontrolna. Otrzymasz ją w celu zapoznania się z jej treścią i złożenia wyjaśnień/przekazania wymaganej dokumentacji. Jeżeli nie zgadzasz się z informacją pokontrolną, masz 14 dni na wniesienie pisemnych zastrzeżeń do jej treści. W przypadku stwierdzenia uchybień bądź nieprawidłowości instytucja w informacji pokontrolnej wydaje także zalecenia pokontrolne, wskazując termin na ich wdrożenie/złożenie informacji o ich realizacji.

Jeżeli podczas kontroli wykryte zostaną nieprawidłowości, otrzymasz zalecenia pokontrolne wraz z terminem ich wypełnienia (np. z obowiązkiem dokonania zwrotu środków wraz z odsetkami). Ponadto instytucja wyda zalecenia prewencyjne, które maja na przyszłość zapobiec wystąpieniu podobnych naruszeń. W skrajnych wypadkach w wyniku kontroli  instytucja może rekomendować rozwiązanie umowy o dofinansowanie, a także podjąć odpowiednie działania w przypadku stwierdzenia podejrzenia wystąpienia przestępstwa (np. sporządzić zawiadomienie o podejrzeniu wystąpienia przestępstwa).

Do ostatecznej informacji pokontrolnej nie przysługuje prawo składania zastrzeżeń. IP weryfikuje wdrożenie zaleceń pokontrolnych na podstawie przesłanej dokumentacji lub w ramach ewentualnych kolejnych kontroli. O wynikach kontroli informowany jest opiekun projektu, gdyż mogą przełożyć się na wyniki weryfikacji wniosków o płatność (np. w przypadku stwierdzenia wydatków niekwalifikowalnych, niespójność pomiędzy danymi zawartymi we wnioskach o dokumentacją przedstawioną podczas kontroli).